Cosa prendere in considerazione nella selezione di un dispositivo mobile aziendale
Con questo articolo vogliamo mettere in risalto le differenze principali che emergono tra i dispositivi robusti e quelli consumer quando vengono utilizzati per supportare le operazioni dell’azienda. È possibile fare la scelta giusta decidendo quali differenze sono quelle più importanti nel proprio ambiente di lavoro. L’offerta a disposizione delle aziende in merito alla tecnologia mobile a supporto delle proprie attività è ad oggi molto ampia, e si fa più ardua la decisione su quali dispositivi adottare. Le aziende possono scegliere tra centinaia di dispositivi con svariati sistemi operativi, numerose funzioni e livelli di prezzo, da adibire all’assistenza sul campo, logistica e altre attività aziendali mobili. Prima di addentrarsi nel confronto tra un dispositivo e l’altro, le aziende dovrebbero valutare una decisione fondamentale: se utilizzare un dispositivo di livello consumer oppure scegliere una versione robusta di classe enterprise. La questione che vede a confronto dispositivi consumer contro quelli robusti va avanti da anni, ma non si è ancora giunti a una conclusione definitiva per due motivi. Anzitutto, la linea di confine tra dispositivi consumer e robusti è diventata meno netta. In secondo luogo, ancora più importante, la giusta scelta dipende fortemente dagli specifici processi operativi, ambiente di utilizzo, preferenze e budget dell’azienda. Le considerazioni più importanti comprendono il luogo in cui saranno utilizzati i dispositivi, i processi per i quali saranno utilizzati, per quanto tempo le aziende desiderano che i dispositivi rimangano in servizio, l’entità di manutenzione e inattività considerate accettabili e quanto dipenderanno i lavoratori mobili dai propri dispositivi per svolgere il proprio lavoro.
Consideriamo l’ambiente di lavoro
Uno dei fattori più importanti nella scelta del computer palmare aziendale corretto è considerare sia l’ambiente sia il flusso di lavoro per i quali sarà utilizzato il dispositivo. Ad esempio, un palmare che cade su un pavimento rivestito di moquette non deve essere altrettanto robusto di un computer che cade sul cemento. Se i dispositivi saranno utilizzati all’aperto, lo schermo dovrà prevedere una regolazione atta a consentire la visibilità alla luce solare diretta. La resistenza ai fattori ambientali e il grado di protezione sono considerazioni altrettanto importanti se i dispositivi saranno esposti a pioggia, neve, polvere, sporco, sostanze chimiche o altri pericoli sul campo. È altresì importante considerare tanto il tempo di attività quanto la perdita potenziale di produttività nel caso in cui il dispositivo si guasti e necessiti di riparazione.Le cadute sono la causa principale di danni a computer mobili e determinano inattività e perdita di produttività. Se si considera l’ambiente lavorativo in cui sarà utilizzato il dispositivo, si avrà un’idea della sua esposizione ai rischi. Ad esempio, un corriere che porta con sé il dispositivo per tutta la durata del turno, ne determina il continuo spostamento dentro e fuori dal veicolo/fondina, lo porge ai clienti esponendolo a possibili cadute a terra. Per essere considerati robusti, quindi affidabili, i computer palmari devono essere in grado di resistere a cadute ripetute da altezze di almeno 1,5 m su una superficie non cedevole. Bisogna interpretare correttamente i test di resistenza, che i produttori potrebbero dichiarare collaudi e certificazioni correlati a propri standard, anzichè agli standard industriali. È opportuno notare che, il solo fatto che un dispositivo goda di un grado di protezione IP, non significa necessariamente che sia robusto, ma che è in grado di resistere a polvere, sporco e umidità che influiscono sul suo funzionamento. Se un dispositivo non è robusto, è improbabile che il livello di protezione IP di cui gode ne preservi l’integrità nell’eventualità di una caduta.
dello da 8 pollici o da 10 pollici facile da trasportare per la migliore visualizzazione delle applicazioni contenenti molte di informazioni.
La serie ET4x sono tablet robusti ideali per un’ampia gamma di casi d’uso: per gli autisti e il personale addetto all’evasione degli ordini nei trasporti e nella logistica, per i rivenditori al dettaglio che svolgono attività di vendita assistita. La serie ET4x consente ai rivenditori di migliorare ulteriormente l’esperienza del cliente in negozio fornendo flessibilità e supporto per più applicazioni POS, sfruttando accessori di classe business appositamente progettati. I tablet pronti per il pagamento sono dotati di opzioni tra cui la funzionalità tap-to-pay per POS mobile, un nuovo supporto di presentazione per POS self-service e fissi e una postazione di lavoro configurata per un’esperienza simile a un desktop.
Custodie protettive
Alcune aziende tentano di “irrobustire” i propri smartphone utilizzando custodie protettive. Le custodie offrono un certo grado di protezione, tuttavia non portano i dispositivi al livello di protezione raccomandato per le attività aziendali non in ufficio, dove l’esposizione agli elementi e le cadute su superfici prive di moquette sono comuni. Addirittura, le custodie possono favorire la formazione di condensa e aumentare l’umidità con il conseguente appannamento dello schermo dell’apparecchio o eventuali ripercussioni negative sul funzionamento. Sebbene la custodia fornisca un certo livello di protezione esterna, non offre alcuna protezione sulle parti interne del dispositivo. La progettazione dei collegamenti interni e dell’alloggiamento dello schermo in un dispositivo robusto supporta invece le cadute: lo schermo flette leggermente e il connettore si mantiene saldo. Gli schermi sono inoltre incassati per fornire un’ulteriore protezione contro le incrinature. Una custodia può contribuire ad aumentare la durata di un telefono, ma non lo rende “rugged”. In poche parole, una custodia robusta non rende il dispositivo robusto.
Considerare il processo di lavoro
I dispositivi consumer sono progettati per offrire la migliore esperienza utente possibile per gestire i propri account di social media, ascoltare musica, guardare film e programmi TV e svagarsi con i giochi, oltre ovviamente per inviare SMS e telefonare. Per le aziende, i dispositivi mobili sono strumenti di produttività. I dispositivi aziendali devono ottimizzare i processi di lavoro e fornire un comodo accesso alle applicazioni commerciali. Tali fattori vengono considerati nelle fasi di progettazione, intendendo che un dispositivo aziendale ha come priorità la produttività di un’azienda.
Facilità di utilizzo
La facilità di utilizzo è una variabile importante che incide sul livello di miglioramento della produttività che un dispositivo mobile può offrire. I minuti sono importanti nelle operazioni a grandi volumi. Risparmiando una manciata di secondi nella registrazione di ogni transazione, le aziende creano valore producendo notevoli risparmi in termini di tempo e manodopera, riducendo i costi complessivi. La produttività diminuirà e i costi aumenteranno se il dispositivo mobile non supporta facilmente il processo di lavoro. Smartphone e tablet consumer non sono ottimizzati per l’immissione dei dati (tramite tastierino, touchscreen, lettura di codici a barre, imaging o altre periferiche). Se queste attività fanno parte del processo di lavoro in mobilità dell’azienda, occorre considerare con attenzione quanto saranno pratici ed ergonomici i dispositivi consumer per gli utenti. Alcuni computer creati appositamente per le aziende possiedono tastiere e touchscreen destinati all’uso da parte di operatori che indossano i guanti per garantire un’immissione dei dati più comoda e precisa. Commettere un errore ortografico su un SMS inviato ad un amico ha conseguenza assai diverse dall’immettere una cifra diversa di quantità o codice sul modulo di un ordine. Inoltre, gli schermi devono essere leggibili alla luce diretta del sole, un’altra caratteristica dei dispositivi progettati per le aziende. Occorre considerare anche la presenza del cinturino sul dispositivo aziendale. Esso consente all’operatore sul campo di trasportare pacchetti o manipolare altra attrezzatura contemporaneamente all’utilizzo del dispositivo, che spesso è accompagnato da uno stilo con il quale il cliente appone la firma sullo schermo. Se abbinato a pulsanti che consentono l’utilizzo sia a destrorsi sia a mancini, il cinturino può far risparmiare secondi preziosi per transazione o evento, migliorando così la produttività
Una migliore efficienza di lettura consente di ridurre ritardi, sanzioni e costo totale di proprietà (TCO)
“Se gli agenti non si fidano del lettore, troveranno una soluzione alternativa”, diceva Tom Farmakis, che era Vicepresidente Marketing & Business Development di Delta Global Services (DGS), durante un importante upgrade dei computer palmari. DGS è responsabile della fornitura dell’assistenza di trasporto gate-to-gate per i passeggeri di Delta Airlines, affinché raggiungano i propri voli. Quando i passeggeri che necessitano di assistenza giungono all’aeroporto, gli agenti leggono la carta d’imbarco per documentare il prelievo passeggeri al fine di soddisfare i requisiti di conformità FAA. In precedenza, il processo avveniva mediante PDA consumer, ma le prestazioni di lettura dei codici a barre era inaffidabile e metteva a rischio il trasferimento dei passeggeri con tempistiche ristrette. La soluzione alternativa tipica con i PDA precedenti era l’immissione con tastiera delle informazioni della carta d’imbarco. Questo processo manuale produceva alcuni errori d’immissione e non forniva una registrazione oraria automatica e incontestabile. Oltre alla perdita di tempo, DGS perdeva documentazione preziosa ogniqualvolta la procedura di lettura veniva bypassata, perché le annotazioni manuali non sempre fornivano la documentazione necessaria ad evitare sanzioni. DGS è passata ai computer portatili enterprise appositamente realizzati con lettori di codici a barre integrati. “Con le vecchie unità PDA, la lettura dei codici poteva richiedere un minuto, poteva richiedere due minuti; a volte la lettura risultava persino impossibile”, ha detto Charli Kimbell, General Manager DGS Memphis. “Con le nuove unità [Honeywell], il processo con il cliente si conclude entro 10 – 15 secondi al massimo”.
Funzionalità integrata e supporto di periferiche
I computer portatili “rugged” realizzati appositamente per le operazioni aziendali hanno spesso integrato il supporto per la lettura dei codici a barre, la scansione di documenti, l’immissione vocale, driver di stampanti mobili e altre funzionalità. Disporre di queste funzionalità nel dispositivo in modo nativo contribuisce a incrementarne la caratteristica “future-proof” nei casi multiuso. Le periferiche progettate dai produttori enterprise tengono conto del caso di utilizzo del dispositivo e il relativo ciclo di vita utile (ad esempio, la quantità di volte in cui il dispositivo viene rimosso e riposto sulla base del veicolo nel suo intero ciclo di vita utile). Questo non è il caso dei dispositivi consumer, i cui produttori si affidano agli OEM per la progettazione e realizzazione delle periferiche.
Prestazioni di lettura dei codici a barre
La facilità di utilizzo è un punto importante da considerare nella selezione dei dispositivi portatili, e nel caso della funzionalità di lettura dei codici diventa un importante elemento discriminante tra i vari dispositivi. Le fotocamere degli smartphone sono in grado di leggere alcuni codici a barre, ma non sono specificamente progettati per tale compito. La velocità di lettura non è la sola caratteristica da considerare; è importante altresì riconoscere il design ergonomico di un dispositivo che consente una lettura istantanea da diverse angolazioni, e i dispositivi che non comportano sollecitazioni ai polsi, nonché la capacità di lettura di codici a barre danneggiati.
Risparmio energetico
I dispositivi portatili progettati per queste attività presentano vantaggi di gestione dell’alimentazione che consentono di garantire la durata delle batterie per l’intero turno, anche quando le periferiche vengono pesantemente utilizzate. Per i lavoratori mobili che operano in remoto, il tempo di attività del dispositivo è cruciale poiché l’esaurimento delle batterie può rappresentare la perdita di una giornata di lavoro. I dispositivi aziendali hanno batterie più potenti, che estendono la giornata lavorativa di un dispositivo prima che ne sia richiesta la ricarica. La disponibilità di una batteria di scorta è qualcosa che in generale non si vede in un dispositivo consumer, dove spesso la batteria è integrata (non rimovibile) nel dispositivo e ciò significa che occorre ricaricare l’intero dispositivo invece della sola batteria rimossa dallo stesso. Nel caso di dispositivi in cui la batteria ne fa parte integrante, è opportuno considerare se è possibile la sostituzione della batteria o se sarà necessario sostituire l’intero dispositivo. In ogni caso, dovranno essere calcolati anche il tempo di inattività e il costo della riparazione e/o sostituzione.
Considerare l’effetto produttività
La mobilità della forza lavoro fornisce valore risparmiando tempo, evitando gli errori e migliorando l’esperienza dell’utente e del consumatore. I dispositivi portatili che supportano e migliorano questi vantaggi forniscono valore; quelli invece che sottraggono produttività al lavoratore mobile perché si guastano frequentemente, non sono ergonomici, funzionano lentamente e si usurano, riducono il valore delle operazioni di mobilità aziendali. Ciò non è cambiato né mai cambierà, a prescindere dall’evoluzione tecnologica dei dispositivi mobili. Il “fattore produttività” non è riportato sulla scheda delle specifiche e non sempre facile comprenderlo. Tuttavia, le aziende devono intraprendere i passi necessari a quantificarlo. Il modo in cui un dispositivo influisce sulla produttività è più importante delle sue dimensioni, di quanto costa o di quale sistema operativo è dotato. Per comprendere il valore della produttività, si potrebbe considerare ciò che accadrebbe se un guasto al dispositivo ritardasse le consegne o causasse mancati appuntamenti. Tali inconvenienti graverebbero in modo non immediatamente comprensibile sulla reputazione del marchio e avrebbero costi misurabili in termini di lavoro straordinario per il recupero della produttività persa, mancate opportunità di vendita sul campo e attività di assistenza, e sconti, crediti e altri indennizzi eventualmente offerti ai clienti a fronte degli inconvenienti subiti per il ritardo.
L’insuccesso ha costi nascosti
Si consideri un corriere che sta effettuando delle consegne, quando alle 11 del mattino il suo dispositivo si guasta: che cosa deve fare? Ritorna al deposito per sostituire il dispositivo, se eventualmente disponibile? Riprende a utilizzare supporti cartacei? Tornare al deposito significherebbe perdere tempo e tardare o mancare le consegne, determinando un’esperienza scadente per il cliente. Se riprende a utilizzare supporti cartacei, ogni consegna richiederà più tempo, sono possibili errori e occorrerà più tempo per ridigitare le informazioni al rientro al deposito. Se i dispositivi si guastano sul campo, gli operatori hanno diverse opzioni, ma nessuna è ottimale e il tutto si tradurrà in inefficienza e servizio ai clienti ridotto. I punti chiave da considerare sono i costi in termini di tempo, risorse e servizio ai clienti. Si immaginino tali costi estrapolati sull’intera popolazione di dispositivi di tutta l’azienda e sarà possibile capire i vantaggi a lungo termine di un dispositivo robusto.
Ciclo di vita utile del prodotto
Il ciclo di vita utile del prodotto è un altro l’elemento discriminante tra smartphone consumer e computer portatili robusti. I dispositivi consumer hanno un ciclo di vita più breve prima di essere rimpiazzati da modelli più avanzati, mentre quelli aziendali sono progettati per fornire molti anni di servizio. Alcune aziende scelgono l’implementazione di dispositivi consumer rispetto a quelli robusti, consapevoli che dovranno sostituirli in un lasso di tempo più breve. Se da un lato questa strategia elimina le sorprese dei costi di sostituzione, dall’altro rende necessario elaborare un forecast del costo dei dispositivi su un determinato periodo di tempo, per assicurare che sia un’opzione competitiva in termini di costi rispetto ai modelli robusti ti tipo enterprise. Vale la pena osservare, inoltre, che una volta che un dispositivo raggiunge la fine del suo ciclo di vita utile (EOL), questo vale in molti casi anche per le relative parti di ricambio e gli accessori. I dispositivi aziendali, oltre a fornire un ciclo di vita utile più lungo, hanno sostituzioni, parti di ricambio e riparazioni calcolate nel processo di progettazione, cosa che assicura che i dispositivi forniscano la massima durata di servizio prima di essere sostituiti.
Parti di ricambio, riparazioni e assistenza
Ogni volta che i dispositivi necessitano di riparazione a causa di rottura o guasto, le organizzazioni incorrono in costi e ritardi correlati alla configurazione e implementazione dei dispositivi, oltre al costo diretto di acquisto del nuovo dispositivo. Maggiore è il tasso di guasto per una categoria di dispositivi, più grande è il pool di parti di ricambio che l’organizzazione deve tenere a portata di mano per ridurre la perdita di produttività in caso di guasti. L’aggiunta al pool di parti di ricambio si somma al costo complessivo di acquisizione, ma non a quello di acquisizione per unità, perciò potrebbe sfuggire in alcuni confronti di costi. È importante osservare che i dispositivi aziendali robusti sono progettati per essere riparabili e i produttori, generalmente, dispongono di programmi e infrastrutture con esperienza tale che possono essere impegnati contrattualmente a fornire rapidamente la sostituzione dei dispositivi e il completamento della riparazione in un lasso di tempo che sia accettabile per l’organizzazione.
Guasti frequenti portano all’abbandono dei dispositivi consumer
La scomodità e il costo di dover riparare frequentemente i propri PDA di livello consumer ha portato Bon Appetit Bakery, un grossista di prodotti alimentari che fornisce drogherie e altri punti di vendita al dettaglio, ad adottare computer palmari aziendali robusti. “I nostri distributori sono seccati, e dovevamo sostituire 15 – 20 dei nostri vecchi PDA ogni settimana. Anche se erano in garanzia, eravamo costantemente al telefono per cercare di farceli sostituire. Per di più, la riparazione o la sostituzione richiedeva un ciclo di una settimana”, ha detto Marc Sy, IT Manager presso Bon Appetit Bakery al momento dell’upgrade. “Abbiamo riscontrato un notevole risparmio di tempo, meno errori da parte dell’utente e ora sprechiamo molto meno tempo nelle sostituzioni e riparazioni dei prodotti. La nuova tecnologia ha reso davvero la vita molto più facile. Gli autisti possono ora entrare e uscire dai negozi più velocemente e con maggiore efficienza”.
Conclusione
Con l’evolversi dei computer portatili e il loro comune utilizzo in ambito commerciale, alcune delle differenze un tempo evidenti tra ciò che è un dispositivo consumer e ciò che è un computer portatile aziendale sono scomparse. Ciò ha reso ancora più difficile la scelta tra dispositivi consumer e quelli aziendali. Prendere la decisione giusta richiede lo sviluppo di una comprensione dell’ambiente di utilizzo e dei processi di lavoro, e di come le varie caratteristiche e funzioni del dispositivo contribuiscano alla produttività e affidabilità. I processi di lavoro mobile specializzati richiedono solitamente dispositivi speciali, progettati per tali compiti. Comprendere quali caratteristiche speciali e protezioni ambientali siano necessarie è il fattore chiave per prendere la giusta decisione sui dispositivi. Poiché la produttività è così importante, i computer portatili aziendali robusti tendono ad avere un vantaggio di costo totale di proprietà (TCO) rispetto ai modelli consumer negli ambienti di lavoro difficili, dove i dispositivi sono soggetti a cadute su superfici rigide, a intemperie, a versamenti di liquidi e ad altre possibili cause di danno. I dispositivi consumer tendono a costare meno dei modelli aziendali robusti e tendono a durare meno negli ambienti aziendali; i dispositivi robusti sono più costosi, ma tendono a essere più economici nel corso del loro intero ciclo di vita utile se si considerano i costi di tempo di inattività, manutenzione e sostituzione.
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